Genel Sekreterlik

 TARIM SAVUNUCULUĞU GENEL SEKRETERLİĞİ

Kuruluş, Yetki, Yapı, İşleyiş ve Görev Tanımı

1. Amaç ve Kapsam

Tarım Savunuculuğu Genel Sekreterliği, Tarım Savunuculuğu sisteminin sahada çalışan tüm parçalarını tek bir işletim merkezinde toplayan, standardı koruyan ve çıktıyı yöneten ana yapıdır. Bu yönerge, Genel Sekreterliğin amaçlarını, yetki sınırlarını, organizasyon yapısını, koordinatörlüklerini, iş akışlarını, ürettiği çıktıları ve performans disiplinini tanımlar.

Bu yapı, kamu otoritesini ikame etmez, resmî denetim ve yaptırım fonksiyonuna sahip değildir, sahadan gelen doğrulanmış gözlem ve çözüm önerilerini kurumsal raporlama ve iletişim kanallarıyla kamuoyu ve karar vericilere taşır.

2. Tanım

Tarım Savunuculuğu Genel Sekreterliği, Tarım Savunuculuğu sisteminin,

• Teşkilatlanmasını kuran ve yöneten,
• Dokümantasyon ve standartlarını güncel tutan,
• Saha raporlarını doğrulayan ve kalite güvencesini sağlayan,
• Eğitim, sertifikasyon ve sürekliliği yürüten,
• Kurumsal iletişim, basın ve halkla ilişkileri tek merkezden yöneten,
• Etik uyum ve risk yönetimini işleten,
• Periyodik değerlendirme notları ve etki raporlarını üreten operasyon merkezidir.

3. Stratejik Hedefler

Genel Sekreterlik, Tarım Savunuculuğu’nun soyut bir farkındalık alanı olarak kalmamasını, ölçülebilir ve sürdürülebilir bir kapasiteye dönüşmesini hedefler. Bu hedefler aşağıdaki dört sonuca bağlanır.

1. Saha bilgisini standartlaştırmak, doğrulanabilir, izlenebilir ve karşılaştırılabilir hale getirmek.
2. Şikâyet dili yerine çözüm dili üretmek, her tespiti uygulanabilir öneriyle tamamlamak.
3. Kurumsal iletişimi tek merkezde toplamak, tutarlılık, doğruluk ve itibar güvenliğini sağlamak.
4. Performansı ölçmek ve geliştirmek, savunuculuğu kişi odaklı değil çıktı odaklı yönetmek.

4. Yetki Sınırları

4.1 Genel Sekreterliğin Yetkileri

• Başvuru, değerlendirme, koşullu kabul, kayıt ve statü yönetimi süreçlerini işletmek.
• Eğitim, ölçme değerlendirme, sertifikasyon, yenileme ve süreklilik süreçlerini yürütmek.
• Saha raporlarını toplamak, doğrulamak, kalite puanlamak, iade etmek, düzeltmek, kabul etmek veya reddetmek.
• Aylık, üç aylık, yıllık raporların hazırlanmasını koordine etmek, yayın onayı ve arşiv sürecini yürütmek.
• Basın metni, kamu bilgilendirme notu, soru cevap dosyası üretmek, yayın onay mekanizmasını işletmek.
• Etik ihlal bildirimlerini almak, süreçleri işletmek, kayıt altına almak, risk azaltıcı tedbirler geliştirmek.

4.2 Genel Sekreterliğin Yetkisinde Olmayan Alanlar

• Resmî denetim, yaptırım, ifşa, cezai süreçler, idari işlem tesis etme.
• Kamu otoritesi adına karar verme, resmî kurum yetkilerini kullanma.
• Kurum adına teyitsiz bilgiyle kamuoyu yönlendiren açıklamalar, kişisel kanaati kurumsal görüş gibi sunma.

5. Yönetim Yapısı

5.1 Üst Yönetim

Genel Sekreter
Sistemin günlük işletiminden, standartların korunmasından, yıllık hedeflerden, risk yönetiminden, raporların ve kamuya açık mesajların kurumsal niteliğinden sorumludur.

Genel Sekreter Yardımcısı, Operasyon ve Saha
Saha teşkilatlanması, saha toplantıları, rapor akışları, saha performansı ve saha kapasite yönetimini yürütür.

Genel Sekreter Yardımcısı, İletişim ve Raporlama
Kurumsal iletişim, basın ve halkla ilişkiler, rapor yayın süreçleri, içerik onay ve düzeltme mekanizmasını yönetir.

5.2 Koordinatörlükler

1. Teşkilatlanma ve Saha Koordinatörlüğü
2. Dokümantasyon ve Standartlar Koordinatörlüğü
3. Veri, Doğrulama ve Raporlama Koordinatörlüğü
4. Eğitim ve Sertifikasyon Koordinatörlüğü
5. Basın, Halkla İlişkiler ve Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü
6. Sekretarya ve İdari İşler Koordinatörlüğü
7. Etik Uyum ve Risk Yönetimi Koordinatörlüğü
8. Paydaşlar, Projeler ve Kaynak Geliştirme Koordinatörlüğü

6. Koordinatörlüklerin Net Görev Tanımı

Aşağıda her koordinatörlük için “ne yapar” ve “ne üretir” netleştirilmiştir.

6.1 Teşkilatlanma ve Saha Koordinatörlüğü

Ne yapar: İl ve ilçe yapılanmasını kurar, saha görev dağılımını yönetir, tema liderliği sistemini işletir, saha toplantı düzenini yürütür.
Ne üretir: İl, ilçe görev listeleri, saha toplantı takvimi, tutanak ve aksiyon listeleri, tema bazlı saha öncelik planı.

6.2 Dokümantasyon ve Standartlar Koordinatörlüğü

Ne yapar: Belge setini kodlar, sürüm yönetimini yapar, form, rubrik, şablon ve kontrol listelerini standartlaştırır, kurumsal dil rehberini korur.
Ne üretir: Güncel prosedür seti, şablonlar, rubrikler, sürüm duyuruları, yayın standardı, dil rehberi.

6.3 Veri, Doğrulama ve Raporlama Koordinatörlüğü

Ne yapar: Saha raporlarını doğrular, kalite puanlar, doğrulama seviyesini kayda alır, eğilim analizi üretir, periyodik raporları hazırlar.
Ne üretir: Doğrulanmış rapor havuzu, aylık değerlendirme notu, üç aylık tema raporları, yıllık etki raporu, risk ve öncelik haritası.

6.4 Eğitim ve Sertifikasyon Koordinatörlüğü

Ne yapar: Eğitim programını yürütür, ölçme değerlendirme yapar, sertifika verir, yenileme ve seviye ilerleme süreçlerini yönetir.
Ne üretir: Eğitim takvimi, ders kayıtları, sınav sonuçları, sertifika sicili, yenileme listeleri, gelişim planları.

6.5 Basın, Halkla İlişkiler ve Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü

Ne yapar: Kurumsal mesaj üretir, basın ve kamu bilgilendirme metinlerini hazırlar, sosyal medya paylaşım standardını uygular, kriz anında tek mesaj disiplinini yönetir.
Ne üretir: Basın metinleri, kamu bilgilendirme notları, soru cevap dosyaları, aylık içerik planı, onaylı paylaşım havuzu.

6.6 Sekretarya ve İdari İşler Koordinatörlüğü

Ne yapar: Toplantı çağrılarını yapar, gündem ve tutanakları üretir, aksiyon takibini yürütür, yazışma ve arşiv düzenini sağlar, görevlendirme ve lojistik kayıtlarını yönetir.
Ne üretir: Toplantı tutanakları, aksiyon panosu, evrak kayıtları, görev yazıları, arşiv indeksleri.

6.7 Etik Uyum ve Risk Yönetimi Koordinatörlüğü

Ne yapar: Etik ihlal bildirimlerini alır, ön inceleme yapar, düzeltme, uyarı, askı, çıkarma süreçlerini işletir, veri gizliliği ve içerik düzeltme protokollerini uygular.
Ne üretir: Etik vaka dosyaları, karar kayıtları, düzeltme bildirimleri, risk değerlendirme özetleri, gizlilik uyum kontrol listeleri.

6.8 Paydaşlar, Projeler ve Kaynak Geliştirme Koordinatörlüğü

Ne yapar: Paydaş haritasını çıkarır, iş birliği ve protokol süreçlerini yürütür, pilot uygulamalar için proje kurgular, fon ve sponsorluk dosyaları oluşturur.
Ne üretir: Paydaş listesi, protokol taslakları, pilot proje dosyaları, sponsorluk paketleri, iş birliği takvimi.

7. İş Akışları

Genel Sekreterlik, altı ana süreç üzerinden işler. Her süreçte kayıt, doğrulama, onay ve arşiv adımları zorunludur.

1. Başvuru ve Kabul Süreci
   Başvuru, ön kontrol, etik uygunluk, koşullu kabul, eğitim tamamlama, sertifikasyon, aktif statü.
2. Saha Raporu Süreci
   Rapor alımı, biçim kontrolü, doğrulama, kalite puanlama, iade veya kabul, havuza işleme, analiz.
3. Yayın ve İletişim Süreci
   İçerik taslağı, doğrulama kontrolü, kurum içi onay, yayın, düzeltme mekanizması.
4. Eğitim ve Süreklilik Süreci
   Eğitim takvimi, ölçme değerlendirme, sertifika, yenileme, seviye yükseltme, gelişim planı.
5. Etik ve Risk Süreci
   Bildirim, ön inceleme, kurul değerlendirmesi, karar, bildirim, kayıt, izleme.
6. Raporlama ve Etki Süreci
   Aylık not, üç aylık tema raporu, yıllık etki raporu, paydaş bilgilendirme toplantıları.

8. Operasyon Ritmi ve Yayın Takvimi

Genel Sekreterliğin çalışması, sahada da uygulanabilir olması için sabit bir ritme bağlanır.

• Haftalık: Saha rapor havuzu kontrolü, doğrulama kuyruğu, iletişim gündemi kısa toplantısı.
• Aylık: Tarım Savunuculuğu Değerlendirme Notu, KPI kontrolü, gelişim aksiyonları.
• Üç Aylık: Tema bazlı rapor, iyi uygulama dosyası, paydaş bilgilendirme sunumu.
• Yıllık: Etki raporu, etik uyum özeti, eğitim yenileme planı, stratejik hedef güncellemesi.

9. Ölçülebilirlik ve Temel KPI Seti

Performans, görünürlük değil doğrulanmış çıktı üzerinden izlenir.

• Eğitimli ve aktif savunucu sayısı.
• Doğrulanmış saha raporu sayısı, iade oranı, ortalama kalite puanı.
• Çözüm önerisine dönüşüm oranı, iyi uygulama dosyasına giren katkı sayısı.
• Yayınlanan aylık not sayısı, üç aylık rapor sayısı, yıllık rapor yayınlanma zamanında tamamlanma oranı.
• Etik vaka kapanma süresi, tekrar ihlal oranı, düzeltme sonrası uyum oranı.

Not: Sosyal medya erişimi gibi metrikler izlenebilir, ancak çekirdek KPI olarak kabul edilmez.

10. İşleyiş Disiplini

Genel Sekreterlik aşağıdaki üç kuralla çalışır.

• Tek kayıt, tek doğrulama, tek yayın onayı vardır.
• Etik uyum, performansın ön koşuludur, etik eşiği aşılmadan “aktif” statü korunamaz.
• Kişi değil sistem konuşur, olay değil eğilim anlatılır, günlük kriz dili yerine yapısal çözüm dili kullanılır.